Una inmobiliaria con quince personas abre su segunda oficina en otra ciudad. Su conmutador digital tiene ocho años, teléfonos de pantalla con la marca del fabricante y un integrador que cobra cada cambio de extensión. Cuando el director pregunta cómo sumar la nueva oficina, la respuesta es comprar otro equipo para esa sede, con otros teléfonos y un número distinto. Ese mismo mes, el integrador avisa que la tarjeta de líneas ya no tiene refacción y que tres extensiones más requieren una licencia nueva del fabricante. Mientras tanto, los asesores que salen a visitar clientes siguen dando su celular personal.
Un conmutador IP en la nube sustituye al conmutador digital porque usa un estándar abierto, suma sedes y celulares a una sola central y saca de tu oficina el equipo, las refacciones y las licencias del fabricante.
El límite del conmutador digital que aparece cuando tu empresa crece
El conmutador digital fue el paso siguiente del conmutador analógico. Convierte la voz en datos y la manda por el cableado telefónico de tu oficina, con un protocolo propio de cada fabricante. Durante años resolvió bien la operación de una sola oficina con teléfonos de escritorio.
Ese diseño tiene un límite que aparece con el crecimiento. El equipo vive en una sede, sus teléfonos se conectan por cable a esa caja y el sistema no se puede usar en más de una sede. Cada oficina nueva, cada vendedor en ruta y cada persona en home office quedan fuera de la central.
Existen varios tipos de conmutadores telefónicos. Aquí nos enfocamos en las razones para dejar el conmutador digital y en cómo se hace el cambio sin dejar de atender a tus clientes.
Protocolo propietario: teléfonos que solo funcionan con su fabricante. Los teléfonos digitales usan el protocolo de su fabricante. Solo funcionan con un conmutador de la misma marca y, en varios casos, de la misma familia de modelos. Cuando necesitas un teléfono más, lo compras al mismo fabricante o a un integrador que todavía lo tenga en existencia.
Esa dependencia se extiende a las licencias y a las refacciones. Agregar extensiones exige una licencia del fabricante. Reparar una tarjeta exige una pieza que el fabricante decide seguir produciendo o retirar del mercado. Cada decisión técnica de tu telefonía queda en manos de un tercero.
Una sola sede: la central se queda en la oficina donde está instalada. Un conmutador digital no se puede usar en más de una sede. Una sucursal nueva necesita su propio equipo, sus propias líneas y su propio número. Las llamadas entre oficinas salen como llamadas externas, y tus clientes tienen que conocer un número distinto por cada sede.
Lo mismo pasa con quien trabaja fuera de la oficina. El sistema no tiene app para celular ni extensión remota. El vendedor en ruta y la persona en home office atienden desde su número personal, y la empresa pierde el registro de esas llamadas.
Fin de soporte: refacciones que ya no se fabrican. Los conmutadores digitales tienen muchos años en el mercado, y varios modelos ya están descontinuados. Sin refacciones ni actualizaciones, una falla en la tarjeta de líneas deja a tu empresa sin teléfono hasta conseguir una pieza usada. Ese tiempo sin teléfono no tiene fecha de término.
Lo que cambia con un conmutador IP en la nube
El conmutador IP (Internet Protocol, protocolo de internet) en la nube usa SIP (Session Initiation Protocol, protocolo de inicio de sesión), un estándar abierto compatible con teléfonos y aplicaciones de muchos fabricantes. La central vive en un centro de datos y tu empresa la usa por internet. Con eso desaparecen las tres ataduras del conmutador digital: el fabricante, la sede única y el equipo propio.
Varias sedes y personas fuera de la oficina en una sola central. Todas tus oficinas cuelgan de la misma central en la nube. Se marcan por extensión corta, sin pagar larga distancia entre sedes, y el directorio es uno solo. Cada sede puede tener su número local y su propio menú de voz IVR (Interactive Voice Response, respuesta de voz interactiva), administrados desde un solo lugar.
Quien trabaja fuera recibe su extensión en la app del celular o de la computadora. El cliente marca el número de la empresa y la llamada suena donde esté la persona que corresponde. Las llamadas quedan registradas en la central, igual que las de la oficina.
Teléfonos de cualquier fabricante compatible con SIP. Con SIP, eliges el teléfono por función y precio. También puedes contestar desde la app en celular o computadora, desde el navegador o desde Microsoft Teams. Una extensión nueva se da de alta desde la administración del sistema, sin técnico en sitio ni tarjeta adicional.
El equipo y su mantenimiento salen de tu oficina. En la nube no compras central ni licencias de extensión. Pagas una renta mensual por extensiones y canales, sin plazo forzoso. Nosotros operamos la plataforma con monitoreo 24/7 y respaldos del sistema. Si un servidor falla, restauramos tu configuración desde el respaldo.
Si tu oficina se queda sin luz o sin internet, las llamadas siguen entrando. El menú de voz contesta, el buzón graba y tu equipo puede atender desde el celular con datos o desde cualquier lugar con internet.
Cómo se hace el cambio sin dejar de atender llamadas
La migración de un conmutador digital a uno IP en la nube sigue cinco pasos:
- Inventario. Reunimos tus extensiones, líneas, números, horarios y el menú que escuchan tus clientes. Con eso configuramos la central nueva con las mismas reglas de atención o con las que tu operación necesita ahora.
- Números. Portamos tus números a nuestras troncales SIP, y el trámite tarda alrededor de 5 días hábiles. Si quieres arrancar antes, te damos numeración nueva lista en 2 horas.
- Líneas. Si tu conmutador digital recibe un E1, el enlace de líneas de alta capacidad que entrega el operador, lo sustituimos por troncales SIP con los canales que necesites. Cada canal es una llamada al mismo tiempo.
- Teléfonos. Los teléfonos digitales solo funcionan con su equipo, así que se sustituyen. Tu equipo puede contestar desde teléfonos IP, desde la app en celular y computadora o desde Microsoft Teams. Los teléfonos IP que ya tengas sirven en la mayoría de los casos.
- Arranque. Aprovisionamos extensiones, menú de voz y teléfonos en 24 horas, y tu equipo sigue contestando en 5 días o menos. El conmutador digital se apaga cuando la central nueva ya atiende todas tus llamadas.
Durante el cambio, tu empresa conserva la atención telefónica. Mientras corre la portabilidad, puedes operar con numeración nueva y avisar a tus clientes solo si tú lo decides.
Lo que conviene preparar antes de la migración. Tres cosas aceleran el cambio. La primera es la última factura de tu operador, porque ahí aparecen tus números y el tipo de líneas que pagas. La segunda es la lista de extensiones con el nombre de quien usa cada una. La tercera es el texto del menú que escuchan hoy tus clientes, para que el nuevo menú de voz conserve lo que ya funciona.
Qué pierdes si esperas a la siguiente falla
Mientras el conmutador digital funciona, el cambio parece opcional. La decisión se vuelve urgente el día que falla una tarjeta sin refacción o que abres una oficina que el equipo no puede incluir. Ese día cambias con prisa, sin inventario y sin comparar opciones.
Planear el cambio te deja elegir la fecha, revisar tus números y probar el menú antes de apagar el equipo viejo. También te deja revisar la factura: con la nube dejas de pagar licencias anuales, mantenimiento del equipo físico y líneas analógicas o E1, y pagas una renta mensual fija por extensiones y canales.
Para la inmobiliaria del inicio, la segunda oficina habría entrado como una sede más de la misma central, con su número local y extensiones cortas hacia la oficina principal. Los asesores en campo habrían contestado con la extensión de la empresa en su celular.
Cómo lo hacemos en 3PBX Cloud
En 3PBX Cloud, la división de conmutadores en la nube de Vozsynergy, sumamos más de 15 años en telefonía IP. Sustituimos tu conmutador digital por un conmutador IP en la nube, portamos tus números y dejamos a tu equipo contestando en 5 días o menos.
Operamos sobre Yeastar de 5 a 20 extensiones y sobre FreePBX arriba de 20, con PBXact de Sangoma como opción desde 20 extensiones. Nuestros planes van del Emprendedor, con 5 extensiones y 2 canales de voz por $950 más IVA al mes, al Enterprise, con 60 extensiones y 30 canales por $5,400 más IVA al mes. El plan Pyme, de $3,400 más IVA al mes, incluye un menú de voz por sucursal y números locales de otras ciudades.
Preguntas frecuentes
¿Puedo conservar mis teléfonos digitales con un conmutador en la nube?
Los teléfonos digitales solo funcionan con el conmutador de su fabricante, así que se sustituyen. Tu equipo puede contestar desde teléfonos IP, desde la app en celular y computadora, desde el navegador o desde Microsoft Teams. Los teléfonos IP que ya tengas sirven en la mayoría de los casos.
¿Pierdo mis números al dejar el conmutador digital?
Conservas tus números. Los portamos a nuestras troncales SIP en alrededor de 5 días hábiles. Mientras tanto, puedes operar con numeración nueva, que queda lista en 2 horas.
¿Qué pasa con mi E1 al cambiar a la nube?
Lo sustituimos por troncales SIP con los canales que necesites. Cada canal es una llamada al mismo tiempo. Si necesitas más canales que los que incluye tu plan, cada canal extra cuesta $150 más IVA al mes.
El conmutador digital resolvió la telefonía de una sola oficina con teléfonos de escritorio. Si hoy tu empresa tiene sucursales, gente en ruta o un equipo sin refacciones, el conmutador IP en la nube cubre lo que ese equipo ya no alcanza. En 3PBX Cloud revisamos tu instalación y planeamos el cambio contigo. Solicita tu cotización con el botón «Cotizar», o escríbenos por WhatsApp al 55 8930 6503.
¿Quieres saber cuánto cuesta tu conmutador IP en la nube?
