Centralita virtual, PBX virtual y conmutador en la nube: ¿son lo mismo?

La administradora de una inmobiliaria con quince asesores pide tres cotizaciones para cambiar su conmutador. Una ofrece una «centralita virtual», otra un «PBX virtual» y la tercera un «conmutador en la nube». Elige la más barata. A la segunda semana descubre lo que compró: un número que reenvía las llamadas a los celulares de los asesores, sin extensiones, sin transferencias y con una sola llamada a la vez. Cuando dos interesados marcan por la misma casa, el segundo escucha ocupado. Nadie graba las llamadas, y la factura del mes trae minutos reenviados que no aparecían en la cotización. Al revisar el contrato, encuentra un plazo forzoso de un año. Ese mes, el comprador de la casa más cara de su cartera cierra con otra agencia.

Casi siempre, centralita virtual, PBX virtual y conmutador en la nube nombran el mismo servicio: un conmutador que corre en el servidor de un proveedor. Lo que cambia entre ofertas es lo que incluye cada mensualidad.

Un servicio con muchos nombres: el origen de la confusión al cotizar

Quien busca un conmutador en internet encuentra el mismo producto con nombres distintos. Una parte de la confusión viene del idioma de cada país. Otra parte viene de las siglas técnicas en inglés. El resto lo pone el marketing de cada proveedor. El problema aparece al comparar cotizaciones: si cada oferta describe el servicio con otro nombre, es fácil poner en la misma columna un conmutador completo y un simple desvío de llamadas.

En el artículo «¿Qué es un conmutador virtual y qué empresas lo aprovechan?» adelantamos que, en la práctica, varios de estos nombres describen el mismo servicio. Aquí vamos término por término, con lo que cada uno significa. Al final te dejamos las preguntas que revelan qué hay detrás de cada cotización.

Centralita, conmutador y central telefónica: el mismo sistema en distintos países. «Centralita» es la palabra que se usa en España para el sistema que reparte las llamadas de una empresa. En México le decimos conmutador. En varios países de Sudamérica se habla de central telefónica. Los tres nombran el mismo sistema. Muchos proveedores publican contenido pensado para el mercado español, así que al buscar desde México aparecen «centralita virtual» y «centralita en la nube» junto a «conmutador virtual». La palabra delata el mercado para el que se escribió la página. Antes de avanzar, confirma que el proveedor opera números, portabilidad y soporte en México.

PBX e IP PBX: la sigla técnica y la tecnología de transmisión. PBX son las siglas de Private Branch Exchange, el nombre técnico del conmutador privado de una empresa. Lo explicamos a detalle en «¿Qué es un PBX y qué papel juega en la telefonía de tu empresa?». IP PBX, o conmutador IP, agrega un dato: el sistema transmite las llamadas por la red de datos con el protocolo SIP, en lugar de usar líneas de cobre.

Ese «IP» describe la tecnología y deja abierta la ubicación. Un conmutador IP puede vivir en un gabinete de tu oficina o en un centro de datos. Por eso una cotización de «conmutador IP» puede ser un equipo que compras e instalas, con todo el mantenimiento a cargo de tu empresa.

PBX virtual, hosted PBX y conmutador en la nube: dónde corre y quién lo opera. «Virtual» indica que el conmutador existe como software en un servidor virtual, sin un aparato dedicado. En sentido estricto, ese servidor podría estar en tu propia oficina. En el uso comercial de México, «PBX virtual» y «conmutador virtual» casi siempre nombran un servicio alojado por el proveedor.

«Hosted PBX» es el término en inglés para ese modelo: el proveedor aloja el conmutador en su infraestructura, lo opera y te lo renta por mes. «PBX en la nube» y «conmutador en la nube» describen lo mismo con las palabras que más se buscan en México. Cuando un proveedor usa cualquiera de estos cuatro nombres, la pregunta útil es quién mantiene la plataforma y qué parte de la operación queda de tu lado.

VoIP y telefonía en la nube: categorías más amplias que un conmutador. VoIP, o voz sobre IP, nombra la tecnología que transmite la voz por internet. La usan el conmutador, la troncal SIP y cualquier app de llamadas. «Telefonía en la nube» es la categoría completa: conmutador, líneas, números y aplicaciones. Cuando una cotización solo dice «servicio VoIP» o «telefonía en la nube», todavía falta saber cuál de esas piezas incluye.

Tres productos distintos que llegan a tu correo con el mismo nombre

Detrás de un nombre como «centralita virtual» pueden venir productos con alcances muy diferentes. Estos son los tres que más se confunden.

Número virtual con desvío: reenvía llamadas, sin extensiones ni reglas. Es lo que compró la inmobiliaria del inicio. Recibes un número, a veces con un menú grabado, y las llamadas se reenvían a uno o varios celulares. Funciona para darle un número fijo a un negocio de una sola persona. Le faltan las piezas de un conmutador: extensiones internas, transferencias entre compañeros, colas cuando todos están ocupados, grabación y registro de llamadas por persona. Según el proveedor, además puede limitarse a una llamada a la vez o cobrar los minutos reenviados.

Troncal SIP sola: la línea, sin el sistema que reparte las llamadas. La troncal SIP es la línea telefónica de tu empresa entregada por internet. Cada canal permite una llamada al mismo tiempo, entrante o saliente. Por ella entran y salen las llamadas de tus números, y necesita un conmutador IP que las reciba y las reparta. Si tu empresa ya tiene un conmutador IP en buen estado, una troncal SIP puede ser justo lo que necesitas. Si no lo tienes, una troncal sola deja tus llamadas sin quién las distribuya.

Conmutador completo en la nube: sistema, líneas y apps en una renta. El servicio completo reúne las tres piezas. El conmutador corre en el centro de datos del proveedor con extensiones, menú de voz, horarios, colas, grabación y reportes. Las líneas llegan por troncal SIP con los canales que contrataste. Tu equipo contesta desde teléfonos IP, la app del celular, la computadora, el navegador o Microsoft Teams. Es el producto que la mayoría de las empresas busca cuando escribe «conmutador virtual».

Las preguntas que revelan qué estás comprando antes de firmar

El nombre en la portada de la cotización dice poco. Estas preguntas te ayudan a poner dos ofertas en la misma tabla y a descubrir lo que cada una deja fuera. Pídele al proveedor las respuestas por escrito.

Sobre el sistema: extensiones, canales y funciones incluidas.

• ¿Cuántas extensiones incluye la mensualidad, y cuánto cuesta cada extensión adicional?
• ¿Cuántas llamadas simultáneas soporta, sumando entrantes y salientes?
• ¿El precio incluye menú de voz, colas de atención, grabación y reportes, o alguna función se cobra aparte?
• ¿Desde dónde contesta mi equipo, y las apps de celular y computadora tienen costo de licencia?

Una oferta con dos extensiones y un canal se encarece rápido cuando tienes que sumar a todo tu equipo a precio de lista.

Sobre las líneas y las llamadas: lo que aparece en la factura.

• ¿Las llamadas nacionales son ilimitadas o se cobran por minuto?
• ¿Recibir llamadas tiene costo?
• ¿Cuánto tarda la portabilidad de mis números, y con qué número opero mientras tanto?
• ¿Puedo tener números locales de otras ciudades en el mismo sistema?

Sobre la operación: quién responde cuando algo falla.

• ¿En qué infraestructura corre el conmutador y quién la monitorea?
• ¿Existe un respaldo de mi configuración fuera del servidor que la ejecuta?
• ¿Qué pasa con mis llamadas si mi oficina se queda sin luz o sin internet?
• ¿En qué horario atiende el soporte, y puedo hacer cambios desde un panel de administración?

Sobre el contrato: lo que define si puedes irte.

• ¿Hay plazo forzoso, y cuál es la penalización por cancelar antes?
• ¿Los precios de la cotización incluyen IVA?
• Si cambio de proveedor, ¿puedo llevarme mis números?

Si la oferta trae plazo forzoso, pregunta qué recibes a cambio, por ejemplo teléfonos incluidos, y cuánto cuesta salir antes de tiempo. Un error de compra con un año de contrato se paga durante doce facturas.

Cómo respondemos esas preguntas en 3PBX Cloud

En 3PBX Cloud ofrecemos un conmutador completo en la nube y lo llamamos con los nombres que se usan en México: conmutador en la nube, PBX en la nube y conmutador IP. Estas son nuestras respuestas a la lista anterior.

Cada plan define sus extensiones y sus canales de voz. El Emprendedor trae 5 extensiones y 2 canales por $950 al mes. El Profesional, 10 extensiones y 5 canales con colas de atención, por $2,000. El Pyme, 30 extensiones y 10 canales con un IVR por sucursal y números locales de otras ciudades, por $3,400. El Enterprise, 60 extensiones y 30 canales con grabación hasta 180 días e integración con CRM y Microsoft Teams, por $5,400. Todos los precios son más IVA, y cada canal de voz adicional cuesta $150 más IVA al mes.

Todos los planes incluyen llamadas nacionales ilimitadas, y recibir llamadas no tiene costo. Tu equipo contesta desde la app en celular y PC sin licencias extra, desde teléfonos IP o desde Microsoft Teams. Con numeración nueva puedes estar hablando en 2 horas. La portabilidad de tus números tarda alrededor de 5 días hábiles.

La plataforma tiene monitoreo 24/7, respaldo de configuración y detección de intrusiones. Si tu oficina se queda sin luz o sin internet, las llamadas siguen entrando. Nuestro soporte atiende de lunes a viernes de 8:00 a 18:00 h. Si prefieres hacer tus propios cambios, te damos acceso a la administración web. El servicio se contrata mes a mes, sin plazo forzoso, y puedes cancelar sin penalización. Atendemos en toda la República desde nuestras oficinas en Ciudad de México, Querétaro y Pachuca.

Preguntas frecuentes

¿Un conmutador IP es lo mismo que un conmutador en la nube?

Todo conmutador en la nube es IP, pero un conmutador IP también puede ser un equipo instalado en tu oficina. «IP» describe cómo viajan las llamadas; «en la nube» describe dónde corre el sistema y quién lo mantiene. Pregunta siempre dónde va a vivir el sistema que te cotizan.

¿Por qué dos cotizaciones de «conmutador virtual» tienen precios tan distintos?

Casi siempre porque incluyen cosas distintas: extensiones, llamadas simultáneas, minutos, grabación, apps y soporte. Pon las dos ofertas en una tabla con las preguntas de este artículo. Después compara el costo de la configuración que tu empresa necesita hoy, con todo lo que se cobra aparte.

¿Necesito contratar una troncal SIP aparte si contrato un conmutador en la nube?

Con nosotros, la respuesta es no. Cada plan incluye sus canales de voz con llamadas nacionales ilimitadas, y si necesitas más llamadas simultáneas, sumas canales a $150 más IVA al mes cada uno. La troncal SIP por separado sirve a quien ya tiene un conmutador IP propio y solo quiere cambiar sus líneas.

Centralita, conmutador, PBX virtual o hosted PBX: el nombre pesa menos que lo que firma tu empresa. Antes de elegir, pon cada cotización frente a las mismas preguntas y confirma que estás comprando un conmutador completo, con líneas y apps incluidas. En 3PBX Cloud cotizamos la configuración que tu empresa necesita con precios exactos y sin plazo forzoso. Solicita tu cotización en https://www.3pbxcloud.com con el botón «Cotizar», o escríbenos por WhatsApp al 55 8930 6503.